Colaboración y Productividad, ¿la pareja del siglo?

Son términos que, como las viejas parejas del cine, siempre están juntos: colaboración y productividad. Y cada día están más de moda, en boca de todos. Los grandes de la industria de la tecnología y las comunicaciones, del hardware y del software las tienen ya integradas en su vocabulario.

Por Guillermo Aguilera

Para nadie es un secreto que en el día a día de los negocios, es cada vez más importante contar con herramientas de comunicación y colaboración entre las personas. Para estos fines, la mensajería y la colaboración constituyen elementos estratégicos para garantizar dicha comunicación de una forma rápida y eficaz, simplificando el intercambio de información dentro y fuera de la organización, lo que hace a las empresas mucho más eficientes.

Los avances en tecnología y comunicaciones, el asombrosamente vertiginoso desarrollo de Internet y la proliferación de redes y sistemas de alta velocidad producen constantemente mejoras sin precedentes en la colaboración y productividad empresarial. En este entorno, los servicios de colaboración basados en la Web ayudan a conseguir ganancias de productividad constantes.

Mariano O´Kon, consultor técnico en tecnologías avanzadas de Cisco para mercados emergentes (Rusia, Europa Oriental, Medio Oriente, África, América Latina y el Caribe), explica que, en los últimos 5 a 10 años, los avances tecnológicos han traído consigo cambios muy violentos, “pero la gente no cambia tan rápido. Ese lastre, el de la actitud de las personas, y de las empresas, afortunadamente está cambiando, y para bien”.

O´Kon añade que el 99% de las empresas cubre cada vez más área geográfica, por cuestiones de competitividad o por estrategia. De acuerdo a un estudio reciente de IDC en Latinoamérica, los motivos por los que una empresa opta por la movilidad son: la productividad, la flexibilidad y el acceso a aplicaciones fuera de la oficina. El hecho es que al ampliarse geográficamente implica cada vez más empleados moviéndose, pero no pueden dejar de tener acceso a sus servicios como el teléfono, el correo electrónico, etc.

El reto: Comunicarse con las personas

Con la movilidad se requieren más servicios, y acceso remoto a ellos. La primera forma de atender esas necesidades es dar a los empleados un teléfono celular y correo electrónico. Luego se añade el buzón de voz en el celular, la contestadora telefónica, y ellos suelen utilizar la mensajería instantánea, otro correo electrónico, el personal, y luego el Skype.

Sin embargo, la mensajería instantánea y todas esas tecnologías no nacieron integradas. Cuando uno está en una junta, puede hacer que las llamadas a su celular se vayan al buzón de voz, y que los mensajes instantáneos se queden en algún servidor para verlos cuando nos conectemos de nuevo. A fin de cuentas, toda la información queda en la red.

La gente acaba teniendo de seis a ocho dispositivos para estar en comunicación, dice O´Kon, y cuando uno trata de localizarlos, suele dejar mensajes en varios de ellos… pero lo que uno necesita es comunicarse con personas, no con dispositivos.

Con tantos dispositivos, comenta, comunicarse se transformó en un problema. Algunas encuestas han demostrado que el 35% de las veces no encontramos a las personas en el primer intento. Y encuestas con unas 170 empresas arrojan que el 22% de los proyectos se demoran por no encontrar a las personas en el momento adecuado.

Sin embargo, las organizaciones de nuestros días encuentran que el mayor enemigo de la productividad está en todas aquellas transacciones del conocimiento que fracasan o se ínter- bloquean.

Por ejemplo, podríamos citar la actualización de un documento que ha costado encontrarlo más de lo necesario y que, finalmente, no era la última versión, con lo que a veces se acaba por echar a perder el último esfuerzo de un compañero de trabajo. O –¿quien no la ha sentido?– esa sensación de estar haciendo repetidas veces lo mismo, o de estar inventando el hilo negro. Y qué decir de la catástrofe en que puede convertirse el simple hecho de que un trabajador se va de vacaciones y nadie puede encontrar la fuente de donde sacaba la información necesaria para hacer cosas que otros no saben hacer.

El mayor enemigo de la productividad de las organizaciones "modernas" es la pérdida y dispersión del conocimiento, la falta de colaboración real entre sus recursos, la escasa organización y automatización de sus procesos y un empobrecido estado de la información.

De ahí la importancia de integrar las herramientas de colaboración para mantener las comunicaciones unificadas, manteniendo las políticas de seguridad, sin importar el dispositivo físico. “Así, dice O´Kon, pueden los colaboradores asistir a eventos de dos o tres días y aún así seguir trabajando como si estuvieran en la oficina”.

Las empresas pequeñas necesitan las herramientas de colaboración y productividad para competir con las grandes, o con otras de su mismo tamaño que hacen la competencia desde la India. También pueden ser una puerta para trabajar con las grandes empresas.

En las empresas de hoy se trabaja por objetivos. Afortunadamente ya están dejando atrás la mentalidad de tener a los empleados encerrados ocho horas en la oficina.

La Web, recargada

Las herramientas basadas en Web que explotan las redes sociales, los wikis y los blogs, todas apuntalan la colaboración y la productividad. Desde los –a estas alturas del partido– ya venerables y tradicionales correos electrónicos, hasta la telefonía por Internet mejor conocida como VoIP, pasando por la mensajería Instantánea con audio y video incluidos, la posibilidad de compartir documentos y los portales.

De esta situación surge el concepto de colaboración, y se empieza a hablar de la Web 2.0. “Colaboración, afirma O´Kon, es un grupo de personas trabajando con un fin común. Y la Web 2.0 es un conjunto de herramientas para implementar esa colaboración”.

Si después de una junta queremos difundir un resumen de lo que en ella se trató a todos los asistentes, en lugar de enviarles un correo a cada uno, podemos poner le información en un blog al que todos tienen acceso. O con un wiki todos pueden participar escribiendo en forma libre, sin tener que saber cómo modificar una página Web.

Hacer un video y subirlo a un YouTube corporativo es más eficiente que enviar un mail que nadie va a leer. Para colaborar es necesario tener herramientas que me permitan hacer mi trabajo desde donde sea.

"Esas herramientas tienen que ser fáciles de usar, intuitivas, como el iPod”, dice O´Kon. Las tecnologías ahí están, pero no sirven de nada por sí mismas. La gente debe estar dispuesta a usarlas. Los jóvenes lo están. Se está dando el fenómeno de que ellos llegan a las empresas a trabajar y quieren hacerlo utilizando todo aquello con que están acostumbrados a estar comunicados, desde la mensajería instantánea hasta el Skype.

“De hecho, hoy podemos decir que el correo electrónico ya es algo obsoleto”, afirma O´Kon. Lo que funciona en comunicación y colaboración es lo que se da en tiempo real, como chatear desde el celular. Hoy son usuarios interactuando con la red, no importa dónde se encuentren. Hoy la actividad no indica necesariamente dónde te encuentras, ni el lugar indica la actividad que estás realizando. Puedes trabajar en casa, en un restaurante, en cualquier lugar, a cualquier hora, con cualquier dispositivo, no necesariamente una portátil, puede ser un teléfono, o un smartphone.

La unión hace la fuerza… de la productividad

Ante la tendencia de las empresas a aceptar cada vez más el uso de las herramientas que ofrece la Web 2.0, desde wikis, blogs y colaboración hasta los populares mashups, widgets, y el software social. IBM aprovechó el marco de su conferencia Lotusphere 2008 para el lanzamiento de una serie de herramientas de Web 2.0 y colaboración, entre ellos IBM Lotus Mashups, con el cual los usuarios, sin necesidad de poseer conocimientos técnicos, podrán crear mashups en cuestión de minutos para obtener la información que necesitan, sin importar donde se encuentren.

IBM Lotus Mashups integrará cuatro elementos clave: una herramienta basada en navegador para crear nuevas aplicaciones y construido a partir de QEDWiki; un catálogo de mashups que permite compartir y descubrir elementos como calificaciones, etiquetas y comentarios; un servidor mashup básico, que corre en múltiples plataformas; y un conjunto de widgets para usuarios empresariales.

En el mismo evento IBM presentó una nueva versión de su software para negocios: Lotus Connections 2.0, el cual tendrá entre sus funcionalidades novedosas una nueva página de inicio que agrega y filtra datos sociales de los servicios de Lotus Connections, el uso de widgets para ver qué información ha cambiado en las redes profesionales y así poder localizar la información que los usuarios requieren para realizar su trabajo. Los widgets también pueden mostrar información de redes sociales como las de Yahoo o LinkedIn.

Siempre dentro del ambiente de colaboración, IBM anunció también Lotus Quickr 8.1, un software que conecta las aplicaciones del escritorio y de Internet de los clientes para ayudar a trabajar en conjunto a los equipos dentro y fuera del firewall.

Lotus Quickr 8.1 incluye bibliotecas de contenido, foros de discusión de equipos de trabajo, blogs, wikis y otros conectores que facilitan el intercambio de información. Integra, además, una nueva funcionalidad llamada Lotus Quickr Entry para compartir archivos personales.

Otro gigante, Microsoft, también está metido en este asunto de la colaboración y la productividad. El gigante de Las Ventanas ha trabajado en sus últimas versiones de Exchange con las herramientas de colaboración y productividad. Hay mejoras en las funciones de calendario, avisos de ausencia, reserva de recursos y convocatorias de reunión que simplifican la colaboración y mejoran los resultados, y la nueva Mensajería Unificada de Exchange “va más allá del correo electrónico para integrar nuevas formas de comunicación en el buzón del correo, como el buzón de voz y el fax. Además, ofrece también nuevas posibilidades como el acceso al correo desde un teléfono normal”.

3Com Corporation ofrece una solución integral que le ofrece Telefonía IP de calibre empresarial a las organizaciones pequeñas y medianas que desean unificar sus comunicaciones y aplicaciones en una plataforma con arquitectura abierta. 3Com diseñó sus nuevas soluciones de telefonía con Protocolo de Internet (IP) para integrarlas en las aplicaciones, de tal forma que, asegura, hasta las pequeñas organizaciones pueden mejorar sus comunicaciones y colaboración para apoyar el crecimiento y la continuidad de los negocios.

Las mismas grandes empresas de tecnología utilizan soluciones de otros grandes. HP, por ejemplo, aprovecha el SharePoint Portal Server de Microsoft para conectar a los empleados, así como tecnología de colaboración peer-to-peer de Groove Networks. Para obtener datos reales sobre el uso de estas herramientas, HP monitoriza su uso, determinando cuánta gente las utiliza, dónde, cómo, cuándo, por qué y para qué. De esa manera pueden medir, aunque sea rudimentariamente, la salud colaborativa de la organización.

En una conferencia sobre el tema, John Seely Brown, ex director del Palo Alto Research Center (PARC) de Xerox, habló de la transformación que está sufriendo la infraestructura TI corporativa, moviéndose hacia arquitecturas más flexibles y orientadas a los servicios que abren nuevas posibilidades a la colaboración y, como resultado, a la innovación.

Cuándo implantar estas soluciones

IBM, proveedor mundial de mensajería que lanzó recientemente nuevas versiones de su solución de mensajería, Dominus 8 y Lotus 8, recomienda implantar una solución de mensajería cuando las empresas necesitan tener colaboración, integración y productividad. Siempre que se quiera tener a la gente integrada, que colabore con productividad, se recomienda instalar una aplicación de mensajería.

La firma busca ir mucho más allá que la simple mensajería. Ellos hablan de colaboración no sólo con mensajería sino con mensajería instantánea a la que, además, le integran herramientas de productividad para que, sin necesidad de tener aplicaciones internas, sea posible, por ejemplo, ver documentos de Excel, o en formato de Word, o presentaciones en PowerPoint.

Entre las ventajas que las empresas pueden obtener gracias a la mensajería, destaca la posibilidad de desplegar un ambiente en donde la gente puede intercambiar información, donde se puede dar la integración es posible compartir la información de una manera ordenada y estructurada, facilitando la colaboración y la productividad.

Estas soluciones no son sólo para las grandes empresas. Las PyMEs también pueden beneficiarse de implementar una aplicación de mensajería, con sus debidas diferencias respecto a un entorno empresarial grande.

Los sistemas de mensajería tienen unas funciones básicas, aparte de mostrar los usuarios que hay conectados y chatear. Unas son comunes a todos o casi todos los clientes o protocolos, y otras son menos comunes: estados de contactos, varios tipos de mensajes de chateo y charlas en grupo a lo IRC MultiUser Chat, como salas públicas y privadas e invitaciones certificadas.

Estas soluciones para impulsar la Colaboración y Productividad incluyen diferentes soluciones, entre ellas portales donde se integran los procesos del negocio. Esta es una forma efectiva de conseguir la colaboración de toda la organización con el fin de alcanzar un grado mayor de productividad. Es en esos portales donde se unifican los ambientes de trabajo y los repositorios de información por perfiles para todos los empleados de la empresa. Estas soluciones son cada vez más intuitivas y amigables con el usuario, pues suponen una interfaz optimizada que mejora el acceso a los repositorios de conocimiento, los datos y los procesos de la empresa.

Los ingredientes

Entre las soluciones de los principales jugadores están, por supuesto, las de Mensajería Empresarial. Este sistema corporativo de comunicación permite a las empresas mejorar su relación con clientes y proveedores, debido a la rapidez de comunicación y entrega de información, que como es bien sabido, son la clave fundamental en los negocios. El acceso a la información se puede realizar en cualquier momento y desde cualquier sitio, utilizando los diferentes clientes de acceso. Estas soluciones incrementan la eficacia de la fuerza de ventas y mejoran la gestión de los empleados dotándoles de un entorno de trabajo flexible.

Estas soluciones suelen incluir servicios de colaboración como carpetas públicas, formularios, agenda y calendario, flujo de trabajo, listas de contactos, foro, planificación y control de tareas definidas, colaboración en-línea y reuniones, así como un almacén de datos que permite indexar y realizar búsquedas, además de un escritorio digital.

Además de los beneficios de cumplir con las normativas y regulaciones relacionadas con la gestión de la información, y del incremento y mantenimiento de los niveles de seguridad exigidos, estos procesos ayudan a las empresas a implantar procesos de colaboración entre empleados, clientes y socios que proporcionen valor agregado.

Permiten el control de la utilización del sistema de comunicación externa y la integración de la información y el conocimiento contenido en el sistema de mensajería con el resto de la tecnología. Posibilitan una gestión efectiva del correo y la automatización de los procesos administrativos.

Ofrecen la posibilidad de enlazar a usuarios externos con los nuevos procesos de negocio y dar más servicios a los clientes finales.

Otros beneficios son la integración y la agregación de la información de valor crítico para el negocio, no importando que ésta se encuentre en el sistema de mensajería, lo que aumenta la productividad del usuario. Pero lo más interesante es que posibilitan el acceso a los sistemas desde cualquier lugar y dispositivo.

Epicor Vantage es otro ejemplo, enfocado a la manufactura. El sistema permite simplificar los procesos para maximizar los recursos, minimizar costos y mejorar rentabilidad, permitiéndole a las empresas sincronizar sus operaciones de manufactura para la colaboración a través de la cadena de suministro extendida.

Al desplegar y consolidar la información empresarial a través de múltiples sitios, múltiples servidores, múltiples bases de datos, y múltiples países, las compañías pueden sincronizar sus operaciones de manufactura globalmente, soportando la colaboración entre las plantas, talleres, bodegas, almacenes y a través de toda la empresa.

Basado en Microsoft.Net y arquitectura 100% orientada a servicios, el sistema se puede desplegar de diversas maneras; desde una página de Web, hasta una forma de Windows, un PDA, o una herramienta como Microsoft BizTalk. De esta forma, los fabricantes pueden desplegar y compartir fácilmente y de muchas maneras la información del negocio con sus proveedores y de socios, a fin de permanecer en contacto con sus relaciones clave para mejorar la respuesta al cambio de requerimientos y demandas, y contar con operaciones más eficientes y óptimas. Eso es colaboración, y mejora la productividad, ¿no?